Hinweise zur Datenverarbeitung für Geschäftspartner, Interessenten und andere betroffene Personen („Datenschutzhinweise“)
Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert die KYB Europe GmbH (im Folgenden „KYB“) Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch KYB und die Ihnen als betroffene Personen zustehenden Rechte.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit der EU Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) und in Übereinstimmung mit den für KYB geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch KYB. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten (z.B. personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“) wird auf die Definitionen in Art. 4 der DS-GVO verwiesen.
Sollten Interessenten, Geschäftspartner und -kontakte nicht zugleich betroffene Person sein, werden sie die Datenschutzhinweise an die für sie auftretenden natürlichen Personen (z.B. ihre Ansprechpartner, sonstige beauftragte oder bevollmächtigte Personen) weitergeben.
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist die
KYB Europe GmbH
Margaretha-Ley-Ring 2
85609 Aschheim
Deutschland
Den von KYB bestellten Datenschutzbeauftragten erreichen Sie auch unter der vorgenannten Postadresse mit dem Zusatz „z.Hd. des Datenschutzbeauftragten“, oder per E-Mail: data.protection@kyb-europe.com
Im Rahmen der Anbahnung (z.B. Bearbeitung einer Anfrage, Angebotserstellung), Begründung, Bearbeitung und Abwicklung des Auftragsverhältnisses verarbeitet KYB die hierfür bereitgestellten und erforderlichen Informationen (Stamm- und Kontaktdaten des Geschäftspartners bzw. die seiner Ansprechpartner und sonstiger Beteiligter, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Kommunikation mit Geschäftspartnern bzw. seinen Ansprechpartnern und sonstigen Beteiligten, für die Bearbeitung der Anfrage oder des Auftrags notwendige weitere Informationen). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt primär zur angemessenen Auftragsbearbeitung. Davon umfasst ist auch die Verarbeitung zu Zwecken o der Kommunikation mit dem Kunden/Lieferanten und weiteren Beteiligten im Rahmen der Auftragsbegründung und -bearbeitung, o der Identifikation nach dem Geldwäschegesetz (GwG – vgl. dazu Ziffer 3.2), o der administrativen Durchführung (z.B. Aktenführung, Kontaktverwaltung) sowie Abrechnung des Auftrags, o der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von wechselseitigen Rechtsansprüchen.
In Rahmen des Auftragsverhältnisses kann es erforderlich sein, dass KYB personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. öffentlichen Registern, Presse, Internet) erhebt.
Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO zu den vorgenannten Zwecken erforderlich. Soweit nicht Sie, sondern Ihr Arbeit- oder Auftraggeber Vertragspartner von KYB ist, erfolgt die Verarbeitung der seitens des Vertragspartners im Rahmen des Auftragsverhältnisses bereitgestellten Daten zu Ihrer Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse von KYB ergibt sich aus der Notwendigkeit der Verarbeitung dieser Daten zu Zwecken der Auftragserfüllung bzw. Erbringung vorvertraglicher Maßnahmen.
KYB verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. zur Einhaltung handelsrechtlicher, geldwäscherechtlicher und steuerrechtlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. den jeweiligen gesetzlichen Pflichten.
Soweit KYB Ihre geschäftlichen Kontaktdaten im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung, geschäftlichen Terminen, Seminaren o.ä. oder im Rahmen einer Geschäftsanbahnung oder Beauftragung erhalten hat (z.B. im Rahmen der Übergabe von Visitenkarten), speichert KYB Ihre Kontaktdaten zu Zwecken der Pflege und Verwaltung der Geschäftskontakte im CRM-System (Customer-Relationship-Management-System). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den vorgenannten Zwecken. KYB nutzt die Kontaktdaten dabei auch zu dem Zweck, Geschäftspartnern und möglichen Interessenten Veranstaltungseinladungen, Informationsbroschüren oder sonstige Informationen zu Produkten und Themen (z.B. zu aktuellen Themen im Bereich der Energieerzeugung), Events, etc. zukommen zu lassen. Soweit Ihre geschäftlichen Kontaktdaten öffentlich zugänglich sind (z.B. über die Firmenwebsite oder berufliche Netzwerke wie z.B. Xing, LinkedIn) und Veranstaltungen und/oder Leistungen von KYB aufgrund Ihrer geschäftlichen Tätigkeit für Sie von Interesse sein könnten, kann KYB Ihre geschäftlichen Kontaktdaten auch für die vorgenannten Zwecke nutzen und speichern.
Soweit Sie KYB hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zu diesen Zwecken auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 7 DS-GVO. Ihre Einwilligung ist für die Zukunft jederzeit frei widerruflich (vgl. hierzu Ziffer 6). Im Übrigen erfolgt die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zu vorgenannten Zwecken unter den Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse von KYB liegt in der Kundenpflege und Akquise neuer Geschäftskontakte. Soweit Sie eine Zusendung von Informationsmaterial und/oder Veranstaltungseinladungen sowie die Verwendung Ihrer Kontaktdaten zu diesen Zwecken nicht wünschen, können Sie dem jederzeit widersprechen (vgl. hierzu Ziffer 8).
Um die Sicherheit, Stabilität, Integrität und Funktionsfähigkeit der IT-Systeme und des IT-Betriebs sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten und der Datenverarbeitungsvorgänge bei KYB zu gewährleisten, kann es notwendig sein, die in den IT-Systemen von KYB gespeicherten personenbezogenen Daten zu verarbeiten (z.B. bei der Erstellung von Backups oder bei der Durchführung von Tests). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den vorgenannten Zwecken.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet grundsätzlich in Staaten der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) oder im Vereinigten Königreich statt. Sollte KYB personenbezogene Daten an verbundene Konzernunternehmen oder Dienstleister in Ländern außerhalb der EU / des EWR (sog. Drittstaaten) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
KYB speichert Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange, wie dies für die Erfüllung der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungszwecke oder gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungs- pflichten erforderlich ist. Wesentliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsrecht (insb. Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen für 6 Jahre und von Buchungsbelegen für 10 Jahre, § 257 HGB), aus dem Steuerrecht (insb. Aufbewahrung von Buchungsbelegen für 10 Jahre und von sonstigen steuerrelevanten Unterlagen für 6 Jahre, § 147 AO) und aus dem Geldwäscherecht (Aufbewahrung von Aufzeichnungen und sonstigen Belegen i.S.d. § 8 Abs. 1 bis 3 GwG für 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet wurde, § 8 Abs. 4 GwG).
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden die Daten und Unterlagen gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, KYB benötigt diese zur Wahrung des Eigeninteresses unter Berücksichtigung der Verjährungsregelung in § 199 Abs. 3 BGB für einen Zeitraum von 10 Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem die jeweilige Geschäftsbeziehung beendet wurde, oder es liegt eine Einwilligung der betroffenen Person in eine längere Speicherung vor.
Soweit dies für die Abwicklung des Auftragsverhältnisses erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte oder sonstige Stellen weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Dienstleister (z.B. Spediteure) zum Zwecke der ordnungsgemäßen Auftragsbearbeitung.
KYB setzt zudem externe Dienstleister ein, die im Rahmen ihrer Tätigkeit für KYB Zugriff auf personenbezogene Daten haben können (z.B. Post-/Transportdienstleistungen, IT-Dienstleister, Entsorgungsunternehmen). Die Beauftragung solcher Dienstleister erfolgt nur im Einklang mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten stehen Ihnen als betroffene Person nach der DS-GVO die folgenden Rechte zu: Recht auf Auskunft: Gemäß Art. 15 DS-GVO können Sie jederzeit Auskunft über Ihre von KYB verarbeiteten personenbezogenen Daten und in Art. 15 Abs. 1 und 2 DS-GVO aufgelisteten Informationen im Zusammenhang mit der Verarbeitung verlangen. Im Rahmen Ihres Auskunftsrechts haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 15 Abs. 3 DS-GVO das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Die Einschränkungen des Auskunftsrechts gemäß Art. 15 Abs. 4 DS-GVO, § 34 BDSG sind zu beachten.
Recht auf Berichtigung: Gemäß Art. 16 DS-GVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei KYB gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Löschung: Gemäß Art. 17 DS-GVO können Sie die Löschung Ihrer bei KYB gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die weiteren Einschränkungen des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO, § 35 BDSG sind zu beachten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. In diesem Fall dürfen Ihre personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 2 DS-GVO verarbeitet werden.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie KYB bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder, soweit dies technisch machbar ist, die Übermittlung unmittelbar an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Widerruf einer erteilten Einwilligung: Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO sind Sie berechtigt, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber KYB zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass KYB die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf.
Möchten Sie von den vorstehend aufgeführten Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten für KYB, siehe hierzu die unter Ziffer 2 angegeben Kontaktdaten.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO oder im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen.
Im Falle des berechtigten Widerspruchs wird KYB jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten unterlassen, soweit diese nicht aus zwingenden schutzwürdigen Gründen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist. Das Widerspruchsrecht unterliegt den Einschränkungen des § 36 BDSG.
Soweit Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, jederzeit uneingeschränkt Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. In diesem Fall ist die Angabe einer besonderen Situation nicht erforderlich. Im Falle Ihres Widerspruchs wird die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung umgehend eingestellt.
Der Widerspruch kann formfrei an den Datenschutzbeauftragten der KYB gerichtet werden, siehe hierzu die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten.
Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch KYB gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, steht Ihnen zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO zu. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes richten.
